This document represents the general terms and conditions governing the provision of IT services by DUBAS - Emil Dubielecki & Arkadiy Asuratov S.C., hereinafter referred to as the "Service Provider". The Service Provider operates under Tax ID PL5213737773 and is located at Ksawerów 3, 02-656 Warsaw, Poland.
These terms and conditions are applicable to all customers who engage the services of the Service Provider. By engaging the services of the Service Provider, customers agree to abide by the terms and conditions outlined herein.
These terms and conditions outline the rights, obligations, and expectations of both parties regarding the provision of IT services.
It is important for all customers to carefully read and understand the contents of this document before engaging the services of the Service Provider. These terms and conditions constitute a legally binding agreement between the Service Provider and its customers.
Acceptance of this agreement may be provided electronically or through a separate agreement. Any variations or amendments to these terms may also be implemented electronically and must be agreed upon in writing by both parties.
The Service Provider agrees to provide IT services to the Customer as outlined in the agreement between both parties.
The services may include but are not limited to software development, maintenance, technical support, consulting, and other related IT services as agreed upon.
Customer acknowledge that any diagnostic activities required to identify, analyze, or troubleshoot issues is a billable service. This includes, but is not limited to, the investigation of performance problems, error analysis, and other diagnostic efforts necessary to determine the root cause of an issue. The costs for these services will be based on the time and resources expended, as per the Service Provider's standard pricing or as agreed upon separately. Diagnostic services covered under maintenance agreements or warranty terms will not incur additional charges unless explicitly stated otherwise in the respective agreement.
Customer may request access to supplementary services such as GIT repository access, Password Manager, or other resources. To initiate such requests, Customer must complete a designated form and agree to any additional terms and conditions associated with the specific service.
Upon engaging Service Provider services, the Customer may receive notifications containing a unique link to a status page where they can track the progress of their orders. Additionally, Customer may access order details through a dedicated dashboard, the specifics of which are outlined in a separate section of this document.
In cases where customers require custom-tailored services not covered by our standard offerings, the Service Provider reserves the right to establish additional rules and guidelines specific to the order. These rules will be communicated to the customer to ensure mutual understanding before proceeding with the service delivery.
All services provided by the Service Provider based on hourly rate will initially be handled with normal priority. This means that each task will be added to a queue and processed in the order it is received, with an expected completion time of up to two weeks.
To request a change in priority level, the Customer must send an email specifying the desired priority. Changing priority may impact the completion timelines of other ongoing tasks. By selecting a higher priority, the Customer acknowledges and agrees to the associated increase in cost and any potential effects on other tasks.
Any change in priority requires approval from the Service Provider’s assigned employee. This ensures that prioritizing one task does not negatively affect the progress of other orders.
Priority Escalation:
a. High Priority: If the Customer requires expedited service, they may request high priority, which means the Service Provider will begin work on the task the next business day. This option will incur an additional charge of 50% over the standard hourly rate. For example, if the standard hourly rate is $100, the rate for high-priority service will be $150 per hour.
b. Urgent Priority: For immediate service, the Customer may opt for urgent priority. This ensures that the Service Provider will start work on the same day, and if necessary, extend work beyond regular office hours. This option will incur an additional charge of 100% over the standard hourly rate. For instance, if the standard rate is $100, the rate for urgent service will be $200 per hour.
Invoicing: The Customer will receive an invoice for each payment received. Invoices will be issued electronically, and the attached sales order will detail the services provided, the agreed-upon pricing, and any additional applicable charges.
Electronic Invoicing: The Customer acknowledges and agrees that all invoices issued by the Service Provider will be delivered electronically. Invoices are issued in PLN, EUR, or USD, with PLN being the default currency for Polish Customers and USD for other Customers. The Customer may contact the Service Provider to request a change in the invoicing currency to any of the listed options. Any change in currency will only apply to future invoices and cannot be applied retroactively to invoices that have already been issued.
Payment Structure: The Service Provider reserves the right to determine whether the Customer will be required to pay upfront, partially, or after the service has been provided. The payment terms will be communicated clearly before the commencement of services.
Monthly Billing: For Customers with an active cooperation history, the Service Provider may allow payment to be made on a monthly basis, rather than issuing an invoice after each order. The Service Provider retains the right to withdraw this option at any time. Additionally, the Service Provider may require the Customer to link a payment card to their account to facilitate monthly billing. Customers may have multiple billing arrangements simultaneously, such as one for a monthly sales order and another for an order placed under a separate proposal, which will be billed separately.
Response Delays and Billing: If the Customer fails to respond to inquiries, requests for approval, or other communications from the Service Provider within a period of more than 2 business days, the Service Provider reserves the right to close the order and bill the Customer for the work already completed. This billing will reflect the time and resources spent up to that point, regardless of whether the task has been fully completed.
Pricing Structure: The Service Provider may charge the Customer based on an hourly rate or a fixed price, as determined in the proposal. The applicable pricing structure will be clearly communicated to the Customer before services begin.
Hourly Rate: If the Service Provider charges based on an hourly rate, the rate specified in the Framework Agreement will apply. If no such agreement exists, the Service Provider will inform the Customer of the applicable hourly rate prior to commencing services.
Cancellation Charges: If the Customer cancels an order billed on an hourly basis, payment will be required for the time already worked. For fixed-price orders, payment will be required proportional to the percentage of the job completed at the time of cancellation.
Payment Schedule: Unless otherwise specified, payment is due within 7 days from the date of the invoice.
Payment Security Measures: To protect against fraud and ensure timely payments, the Service Provider reserves the right to implement measures such as requiring interest on overdue invoices, limiting the Customer’s future payment options to upfront payments only, and suspending ongoing services or orders until payment is received. Additionally, the Service Provider may utilize any other means permitted by law to secure payment and protect its financial interests.
Taxes and Duties: All fees and charges are exclusive of any applicable taxes, duties, or other governmental charges, which will be the responsibility of the Customer and added to the invoice as required by law.
Modification of Fees: The Service Provider reserves the right to modify its fees and pricing structure at any time with prior notice to the Customer. Such modifications will not affect fees already agreed upon in existing proposals or orders.
Non-Refundable Fees: All fees paid by the Customer for IT services are non-refundable unless otherwise specified in writing by the Service Provider.
Given that the Service Provider offers services globally, any documented communication referenced in these terms and conditions shall be conducted via email. For the Customer, the "registered email address" refers to the email address provided during registration. For the Service Provider, the registered email address is contact@dubas.pro.
Email shall serve as the primary channel of communication between the Service Provider and the Customer. All official notices, updates, and other essential communications will be conducted through this medium.
Both parties are required to notify the other of any changes to essential information, such as the company's name, address, phone number, email address, or representatives, within 7 days of such change.
Customer fails to notify the Service Provider of a change in their registered email address, all emails sent to the previous registered email address will be considered as successfully delivered.
Upon the Customer's request, communication between the Service Provider and the Customer may also be conducted through the Customer Dashboard. This method will be in addition to email communication and can be used for official notices and updates as agreed upon by both parties.
The Service Provider guarantees that all services rendered under this Agreement will be performed with the highest standards of quality and in accordance with the agreed-upon specifications. The objective is to ensure that the IT Services are executed with due diligence and professionalism, meeting or exceeding industry standards.
The Service Provider warrants that any service issues resulting from defects or deficiencies in the work performed will be rectified at no additional cost to the Customer. This warranty shall remain in effect for a period of 90 days from the date of delivery or completion of the IT Service.
Warranty does not extend to:
The warranty conditions outlined herein may be extended through a separate agreement or within the scope of the project. Any such extension shall be documented in writing and agreed upon by both the Service Provider and the Customer. The terms and duration of any extended warranty will be defined in the additional agreement or project scope.
To submit a complaint, the Customer must provide a detailed notification to the Service Provider, including any relevant documentation or evidence supporting the issue.
Upon receipt of the complaint, the Service Provider will acknowledge the receipt within 1 business day. A thorough review of the complaint will be conducted, and within 10 business days, the Service Provider will decide whether to fully accept, partially accept, or reject the complaint and the Customer's requests. If the complaint is accepted in full or in part, the Service Provider will propose a resolution, including an estimated timeline for implementation, in its decision.
If the Customer is dissatisfied with the initial resolution, a formal objection to the decision may be submitted within 10 business days. The Service Provider will review the objection and issue a final decision within 10 business days of receipt. Should the Customer remain dissatisfied after receiving the final decision, they have the right to pursue resolution through legal means.
The Service Provider's liability in relation to complaints is limited to the cost of rectifying the issue and excludes any indirect or consequential damages. The Service Provider shall not be liable for any additional claims or losses resulting from the complaint.
The warranty and complaint processes described herein are applicable solely to the services specified in this Agreement. Services or modifications beyond the original scope are not covered.
Any issues related to third-party products or services integrated into the Service Provider’s solutions will be subject to the respective warranties and support policies of those third parties. The Service Provider will provide assistance with coordination regarding third-party services only upon request and for additional fees as per a separate order.
This Data Processing Agreement (DPA) applies only when the Customer provides personal data to the Service Provider. If the Customer does not grant access to their CRM systems or personal information of their clients, this section does not apply. Should the Customer decide to provide such data at any time, this section will become applicable.
When applicable, the Service Provider shall process personal data on behalf of the Customer strictly for the purposes outlined in the Agreement and as instructed by the Customer. Processing shall be in accordance with applicable data protection laws, including but not limited to the General Data Protection Regulation (GDPR). The Service Provider shall not process personal data for any purposes other than those specified by the Customer unless required by law.
The Customer acts as the "Data Controller" and the Service Provider as the "Data Processor" concerning personal data. The Service Provider shall only process personal data based on instructions from the Customer, unless legally required to do otherwise. In such cases, the Service Provider shall notify the Customer of the legal requirement before processing, unless prohibited by law.
If the Customer decides to provide data, they must notify the Service Provider of the type of data and categories of information that will be accessible to the Service Provider. Following this, the Customer will receive an email confirming the terms and conditions. This email will contain a link to a form where the Customer must specify the scope of personal information provided (including categories of data and types according to GDPR). This form must be submitted each time there is a change in the scope or type of data provided.
The Service Provider shall implement appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including pseudonymization and encryption of personal data where appropriate. Measures will ensure ongoing confidentiality, integrity, availability, and resilience of processing systems and services. All personnel authorized to process personal data must be committed to confidentiality or be under an appropriate statutory obligation of confidentiality.
The Service Provider maintains a list of approved subprocessors, detailed in Appendix No. 1, who may assist in processing personal data. These subprocessors are vetted to meet data protection and security standards. The Customer acknowledges that their personal data will only be shared with subprocessors necessary to fulfill the Service Provider’s obligations under this Agreement. The Service Provider remains fully liable for the performance of these subprocessors. Updates to the list of subprocessors will be communicated to the Customer as necessary.
The Service Provider shall promptly forward any requests received from data subjects concerning their rights under GDPR (such as access, rectification, restriction of processing, erasure, data portability, and objection to processing) to the Customer. If the Customer requests assistance in responding directly to the data subject, this will be provided at the Service Provider's standard hourly rate. The Service Provider will not respond to such requests without the Customer’s explicit instructions and will notify the Customer without undue delay upon receiving any such requests.
In the event of a personal data breach, the Service Provider shall notify the Customer without undue delay and, where feasible, not later than 24 hours after becoming aware of the breach. The notification shall include sufficient information for the Customer to meet any obligations to report or inform data subjects of the breach under GDPR.
The Service Provider may transfer personal data to third countries or international organizations outside the European Economic Area (EEA) as part of the service delivery process. Transfers will only be made to subprocessors listed in Appendix No. 1, who provide appropriate safeguards in compliance with GDPR. These safeguards may include standard contractual clauses, binding corporate rules, or other legally recognized mechanisms. Details of international transfers and applicable safeguards will be outlined in Appendix No. 1.
Upon termination or expiration of this Agreement, the Service Provider shall, at the Customer’s choice, securely delete or return all personal data processed on behalf of the Customer, unless EU or Member State law requires retention. The Service Provider shall inform the Customer that the data has been deleted unless required to retain it by law.
The Service Provider shall provide the Customer with all necessary documentation and assurances to demonstrate compliance with this Agreement and GDPR. The Customer may request an audit to verify compliance, limited to a review of documents and assurances. The Service Provider will fully cooperate by delivering relevant documentation and guarantees as required, without the need for direct inspections or system access.
The Service Provider shall indemnify and hold the Customer harmless against any direct claims or damages arising solely from the Service Provider’s willful misconduct or gross negligence in breaching this Agreement. The Service Provider shall not be liable for indirect, consequential, or incidental damages, including loss of profit, data, or business opportunities.
The Customer must complete a registration process that involves submitting a form available at https://dashboard.dubas.pro/static/company-registration. This form requires the Customer to provide essential company information, including the company name, tax identification number, registered address, and details about the main representative. Additionally, the Customer must specify the types of personal data that will be provided to the Service Provider as well as the categories of data that will be processed. This information ensures compliance with data protection regulations and helps establish a clear understanding of the scope of data processing.
The Customer must appoint authorized representatives who will act on behalf of the company. For each representative, the Customer must provide full contact details, including their name and email address. The main representative will serve as the primary point of contact for all communications related to invoices, service updates, and other critical notifications. Representative’s access level will be determined based on scope of authorization and may be adjusted as needed.
Each representative will receive portal account access, enabling them to log in to the Service Provider's applications. Depending on their access level, representatives can view invoices, orders, and other relevant information. Additionally, they will have access to the Service Provider's eCommerce site, where they can manage their account and purchase extensions.
The Service Provider is required to verify the legitimacy of the Customer’s company. This verification process may include checking the company’s registration through an official government database. If such a database is not accessible, the Service Provider reserves the right to request formal documentation, such as certificates of incorporation or other official records, to confirm the company’s existence.
Any individual engaging the Service Provider’s services on behalf of the Customer must be an authorized representative. If the individual is not listed in the relevant government database, they must provide proof of their authority through a formal authorization from a recognized company representative. This ensures that only duly authorized individuals are able to act on behalf of the company.
This appendix provides a detailed list of all third-party subprocessors engaged by the Service Provider to assist in the delivery of services under the Agreement. The subprocessors listed herein are authorized to process Customer data as necessary to fulfill their respective roles in supporting the Service Provider's operations. This document ensures transparency in the Service Provider’s data processing activities.
| Subprocessor Name | Service Provided | Location | International Data Transfers and Safeguards |
|---|---|---|---|
| ADMIN.NET.PL S.C. (MyDevil) | Hosting services | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
| Aiton Caldwell S.A. (FCN) | VoIP and telecommunication services | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
| Hetzner Online GmbH | Server hosting and data storage | Germany | Data remains within the EEA (Germany). No international data transfers. |
| Kancelaria Finansowa Andrzej Nowak | Accounting and financial services | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Cloud storage, email services (Exchange), video meetings (Teams) | Ireland | Data may be transferred outside the EEA under Microsoft’s Standard Contractual Clauses and other GDPR-compliant mechanisms. |
| Oracle Corporation | VPS server hosting services | Various locations, including the EU | Data may be transferred outside the EEA under Oracle’s Standard Contractual Clauses and other GDPR-compliant mechanisms. |
| OVH Sp. z o.o. | Backup services | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
| PayPro S.A. | E-payment services via Przelewy24 | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
| tawk.to Inc. | Live chat and customer engagement services | United States, United Kingdom | Data may be transferred under the EU-U.S., UK-U.S., and Swiss-U.S. Data Privacy Frameworks. |
| Vercom S.A. | SMS messaging services | Poland | Data remains within the EEA (Poland). No international data transfers. |
Niniejszy dokument stanowi ogólne warunki świadczenia usług IT przez DUBAS - Emil Dubielecki & Arkadiy Asuratov S.C., dalej zwanym „Usługodawcą”. Usługodawca działa pod numerem NIP PL5213737773, z siedzibą przy ul. Ksawerów 3, 02-656 Warszawa, Polska.
Warunki te mają zastosowanie do wszystkich klientów korzystających z usług Usługodawcy. Korzystając z usług Usługodawcy, klienci akceptują postanowienia zawarte w niniejszym regulaminie.
Regulamin określa prawa, obowiązki oraz oczekiwania obu stron w zakresie świadczenia usług IT.
Wszystkich klientów zachęca się do dokładnego zapoznania się z treścią niniejszego dokumentu przed skorzystaniem z usług Usługodawcy. Regulamin stanowi prawnie wiążącą umowę pomiędzy Usługodawcą a jego klientami.
Akceptacja niniejszej umowy może zostać wyrażona w formie elektronicznej lub w ramach odrębnego porozumienia. Wszelkie zmiany lub modyfikacje regulaminu mogą być wprowadzane w formie elektronicznej i wymagają pisemnej zgody obu stron.
Usługodawca zobowiązuje się świadczyć usługi IT na rzecz Klienta zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie pomiędzy obiema stronami.
Usługi mogą obejmować, lecz nie ograniczają się do: rozwoju oprogramowania, utrzymania, wsparcia technicznego, doradztwa oraz innych powiązanych usług IT uzgodnionych między stronami.
Klient przyjmuje do wiadomości, że wszelkie czynności diagnostyczne niezbędne do identyfikacji, analizy lub rozwiązywania problemów są usługami płatnymi. Obejmuje to między innymi analizę wydajności, diagnostykę błędów oraz inne działania mające na celu określenie źródła problemu. Koszty takich usług będą naliczane na podstawie czasu i zasobów poświęconych, zgodnie ze standardowym cennikiem Usługodawcy lub na podstawie odrębnych ustaleń. Usługi diagnostyczne objęte umowami serwisowymi lub gwarancyjnymi nie będą podlegały dodatkowym opłatom, chyba że w odpowiedniej umowie postanowiono inaczej.
Klient może ubiegać się o dostęp do dodatkowych usług, takich jak dostęp do repozytorium GIT, Menedżera Haseł lub innych zasobów. Aby zainicjować takie żądanie, Klient musi wypełnić odpowiedni formularz i zaakceptować dodatkowe warunki związane z konkretną usługą.
Korzystając z usług Usługodawcy, Klient może otrzymywać powiadomienia zawierające unikalny link do strony statusu, na której można śledzić postępy realizacji zleceń. Dodatkowo Klient może uzyskać szczegóły dotyczące zleceń za pośrednictwem dedykowanego panelu, którego specyfikacja jest opisana w odrębnej części niniejszego dokumentu.
W przypadkach, gdy Klient wymaga usług dostosowanych do jego indywidualnych potrzeb, które nie są objęte standardową ofertą, Usługodawca zastrzega sobie prawo do określenia dodatkowych zasad i wytycznych dotyczących danego zlecenia. Zasady te zostaną przedstawione Klientowi w celu zapewnienia wzajemnego zrozumienia przed rozpoczęciem realizacji usługi.
Wszystkie usługi świadczone przez Usługodawcę na podstawie stawki godzinowej będą początkowo realizowane z normalnym priorytetem. Oznacza to, że każde zadanie zostanie dodane do kolejki i przetwarzane w kolejności zgłoszeń, z oczekiwanym czasem realizacji do dwóch tygodni.
Aby zmienić poziom priorytetu, Klient musi przesłać wiadomość e-mail określającą żądany priorytet. Zmiana priorytetu może wpłynąć na terminy realizacji innych bieżących zadań. Wybierając wyższy priorytet, Klient akceptuje związany z tym wzrost kosztów oraz ewentualny wpływ na inne zadania.
Każda zmiana priorytetu wymaga zatwierdzenia przez przypisanego pracownika Usługodawcy. Zapewnia to, że nadanie priorytetu jednemu zadaniu nie wpłynie negatywnie na postęp innych zamówień.
Podwyższenie Priorytetu:
a. Wysoki Priorytet: Jeśli Klient wymaga przyspieszonej realizacji, może zażądać wysokiego priorytetu, co oznacza, że Usługodawca rozpocznie pracę nad zadaniem następnego dnia roboczego. Ta opcja wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości 50% standardowej stawki godzinowej. Na przykład, jeśli standardowa stawka godzinowa wynosi 100 USD, stawka za usługę o wysokim priorytecie wyniesie 150 USD za godzinę.
b. Priorytet Pilny: W przypadku natychmiastowej realizacji Klient może wybrać priorytet pilny. Gwarantuje to rozpoczęcie pracy przez Usługodawcę w tym samym dniu, a jeśli zajdzie taka potrzeba, kontynuowanie pracy poza regularnymi godzinami pracy. Ta opcja wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości 100% standardowej stawki godzinowej. Na przykład, jeśli standardowa stawka wynosi 100 USD, stawka za usługę pilną wyniesie 200 USD za godzinę.
Współpraca: Klient jest zobowiązany do współpracy z Usługodawcą, co obejmuje terminowe dostarczanie niezbędnych informacji, opinii oraz wyjaśnień w celu zapewnienia płynnego postępu prac.
Terminowe Płatności: Klient ma obowiązek dokonywania płatności na rzecz Usługodawcy w terminach określonych w umowie i zgodnie z ustalonymi warunkami.
Komunikacja: Klient powinien aktywnie uczestniczyć w procesie, dostarczając opinie i zgłaszając wszelkie uwagi lub zmiany w wymaganiach Usługodawcy.
Metoda Kontaktowa: Klient jest zobowiązany do komunikacji z Usługodawcą wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wszelka korespondencja musi pochodzić z autoryzowanego adresu e-mail, aby była uznawana za ważną.
Przestrzeganie Umów: Klient ma obowiązek przestrzegania wszystkich umów, kontraktów i warunków określonych w propozycji lub umowie z Usługodawcą. Obejmuje to dotrzymywanie ustalonych terminów, zakresu prac oraz standardów jakości.
Dostarczenie Zasobów: Klient jest odpowiedzialny za dostarczenie niezbędnych zasobów, dostępu oraz wsparcia wymaganego do pomyślnego zakończenia projektu. Może to obejmować dostęp do obiektów, danych i innych istotnych materiałów.
Szacunek dla Własności Intelektualnej: Klient powinien szanować prawa własności intelektualnej Usługodawcy oraz wszelkich stron trzecich zaangażowanych w projekt.
Poufność: Klient zobowiązany jest do zachowania poufności w odniesieniu do wrażliwych informacji udostępnionych w trakcie realizacji projektu. Powinien podjąć niezbędne środki ostrożności w celu ochrony danych poufnych i zapobiegania ich nieautoryzowanemu dostępowi lub ujawnieniu.
Zgodność z Przepisami: Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie zgodności projektu z wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami oraz standardami branżowymi. Obejmuje to między innymi przepisy dotyczące ochrony danych, wymogi zgodności branżowej oraz wytyczne etyczne.
Rozwiązywanie Sporów: W przypadku sporów lub rozbieżności Klient zobowiązuje się do konstruktywnego dialogu z Usługodawcą w celu polubownego i terminowego rozwiązania problemów. W razie potrzeby należy stosować procedury eskalacyjne określone w umowie.
Opinie i Referencje: Po zakończeniu projektu Klient może zostać poproszony o przekazanie opinii lub referencji dotyczących doświadczenia ze świadczonymi usługami Usługodawcy. Szczera opinia Klienta pomaga w doskonaleniu procesów Usługodawcy oraz stanowi świadectwo jakości jego pracy.
Współpraca: Usługodawca jest zobowiązany do współpracy z Klientem, w tym do dostarczania niezbędnych informacji i wyjaśnień w razie potrzeby.
Raportowanie: Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Klienta o wszelkich problemach lub obawach związanych z infrastrukturą IT Klienta.
Świadczenie Usług: Usługodawca zobowiązuje się do terminowego i profesjonalnego dostarczania uzgodnionych usług IT Klientowi, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi oraz obowiązującymi standardami.
Wsparcie Techniczne: Usługodawca zapewni Klientowi wsparcie techniczne i pomoc, w tym rozwiązywanie problemów, identyfikację usterek oraz doradztwo dotyczące usług IT, zgodnie z zasadami określonymi w Umowie.
Zarządzanie Bezpieczeństwem: Usługodawca wdroży i utrzyma odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych Klienta przed nieautoryzowanym dostępem, zagrożeniami cybernetycznymi oraz naruszeniami.
Kopie Zapasowe i Odzyskiwanie Danych: Usługodawca zobowiązuje się do ustanowienia i utrzymywania rozwiązań kopii zapasowych oraz odzyskiwania danych na swoim systemie w celu ochrony kluczowych danych Klienta na wypadek ich utraty, awarii systemu lub katastrof naturalnych. Regularne kontrole kopii zapasowych oraz testy odzyskiwania będą przeprowadzane w celu weryfikacji integralności i skuteczności tych rozwiązań.
Zgodność z Przepisami i Regulacjami: Usługodawca zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami oraz standardami branżowymi dotyczącymi świadczenia usług IT, ochrony danych, prywatności i bezpieczeństwa.
Zapytanie ofertowe: Klient może zawnioskować o propozycję, przesyłając zapytanie ofertowe drogą e-mailową lub za pomocą wyznaczonego formularza online. Po otrzymaniu zapytania zostanie ono niezwłocznie zarejestrowane w systemie Usługodawcy do dalszego przetwarzania.
Powiadomienie: Klient może otrzymać powiadomienie e-mailowe potwierdzające rejestrację zapytania ofertowego. Powiadomienie to zapewnia przejrzystość procesu.
Czas Realizacji: Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby przetworzyć zapytanie Klienta w możliwie najkrótszym czasie. Dokładny czas realizacji może jednak zależeć od złożoności zamawianych usług oraz bieżącego obciążenia.
Ważność Oferty: Po opracowaniu oferty Klient otrzyma formalny dokument określający zakres usług, warunki oraz związane z nimi koszty. Oferta będzie zawierać datę ważności, po której warunki i zapisy w niej zawarte mogą ulec zmianie. Klient powinien zapoznać się z ofertą w określonym terminie, aby uniknąć rozbieżności lub zmian w proponowanych warunkach.
Rewizje i Zmiany: Wszelkie rewizje lub zmiany w ofercie powinny być zgłaszane niezwłocznie i będą podlegały wzajemnej akceptacji Klienta i Usługodawcy. Niedotrzymanie określonego terminu ważności może skutkować koniecznością ponownej oceny oraz potencjalnymi zmianami warunków oferty.
Ważność: Warunki i zapisy zawarte w ofercie obowiązują wyłącznie w ramach wskazanego okresu ważności. Jakiekolwiek późniejsze wnioski lub modyfikacje usług mogą wymagać nowej oferty i odpowiedniej umowy.
Akceptacja: Klient jest zachęcany do dokładnego zapoznania się z ofertą i wyrażenia swojej akceptacji w podanym terminie. Akceptacja oznacza zgodę na warunki w niej zawarte i inicjuje rozpoczęcie uzgodnionych usług.
Fakturowanie: Klient otrzyma fakturę za każdą dokonaną płatność. Faktury będą wystawiane elektronicznie, a załączone zamówienie sprzedaży będzie zawierało szczegóły dotyczące świadczonych usług, uzgodnionych cen oraz wszelkich dodatkowych opłat.
Fakturowanie Elektroniczne: Klient potwierdza i zgadza się, że wszystkie faktury wystawiane przez Usługodawcę będą dostarczane drogą elektroniczną. Faktury będą wystawiane w PLN, EUR lub USD, przy czym PLN jest domyślną walutą dla Klientów z Polski, a USD dla pozostałych Klientów. Klient może skontaktować się z Usługodawcą w celu zmiany waluty fakturowania na jedną z wymienionych opcji. Zmiana waluty będzie miała zastosowanie jedynie do przyszłych faktur i nie będzie dotyczyła faktur już wystawionych.
Struktura Płatności: Usługodawca zastrzega sobie prawo do określenia, czy Klient będzie zobowiązany do dokonania płatności z góry, częściowo czy po wykonaniu usługi. Warunki płatności zostaną jasno przedstawione przed rozpoczęciem świadczenia usług.
Fakturowanie Miesięczne: W przypadku Klientów z aktywną historią współpracy, Usługodawca może umożliwić dokonywanie płatności na zasadzie miesięcznej, zamiast wystawiania faktury po każdym zamówieniu. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wycofania tej opcji w dowolnym momencie. Dodatkowo, Usługodawca może wymagać, aby Klient powiązał kartę płatniczą ze swoim kontem w celu ułatwienia miesięcznego rozliczenia. Klienci mogą mieć jednocześnie wiele form rozliczenia, np. jedną dla zamówienia miesięcznego, a drugą dla zamówienia złożonego w ramach osobnej oferty.
Opóźnienia w Odpowiedziach i Rozliczenia: W przypadku, gdy Klient nie odpowie na zapytania, prośby o akceptację lub inne wiadomości od Usługodawcy przez okres dłuższy niż 2 dni robocze, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zamknięcia zamówienia i wystawienia faktury za już wykonaną pracę. Rozliczenie to odzwierciedli czas i zasoby poświęcone do momentu zamknięcia zamówienia, niezależnie od jego ukończenia.
Struktura Cenowa: Usługodawca może obciążać Klienta opłatami na podstawie stawki godzinowej lub ceny stałej, zgodnie z ustaleniami w ofercie. Obowiązująca struktura cenowa zostanie jasno przedstawiona Klientowi przed rozpoczęciem świadczenia usług.
Stawka Godzinowa: W przypadku rozliczeń na podstawie stawki godzinowej zastosowanie będzie miała stawka określona w Umowie Ramowej. W przypadku jej braku Usługodawca poinformuje Klienta o obowiązującej stawce godzinowej przed rozpoczęciem świadczenia usług.
Opłaty za Anulowanie: Jeśli Klient anuluje zamówienie rozliczane na podstawie stawki godzinowej, wymagane będzie uregulowanie płatności za już przepracowany czas. W przypadku zamówień o stałej cenie konieczne będzie uregulowanie płatności proporcjonalnie do procentu wykonanej pracy na moment anulowania.
Harmonogram Płatności: O ile nie określono inaczej, płatność jest wymagana w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury.
Środki Ochrony Płatności: W celu ochrony przed oszustwami i zapewnienia terminowych płatności Usługodawca zastrzega sobie prawo do wdrożenia środków, takich jak naliczanie odsetek za nieterminowe płatności, ograniczenie przyszłych opcji płatności Klienta do płatności z góry, a także wstrzymanie bieżących usług lub zamówień do czasu uregulowania płatności. Dodatkowo, Usługodawca może korzystać z innych środków dozwolonych prawem w celu zabezpieczenia płatności i ochrony swoich interesów finansowych.
Podatki i Opłaty: Wszystkie opłaty i należności są wyłączone z obowiązujących podatków, ceł lub innych opłat rządowych, które będą leżały w gestii Klienta i zostaną doliczone do faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Modyfikacja Opłat: Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji swoich stawek i struktury cenowej w dowolnym momencie z uprzednim powiadomieniem Klienta. Takie modyfikacje nie wpłyną na opłaty już uzgodnione w istniejących ofertach lub zamówieniach.
Opłaty Bezzwrotne: Wszystkie opłaty uiszczone przez Klienta za usługi IT są bezzwrotne, chyba że Usługodawca wyraźnie określi inaczej w formie pisemnej.
Biorąc pod uwagę, że Usługodawca świadczy usługi na całym świecie, wszelka dokumentowana komunikacja, o której mowa w niniejszych warunkach, będzie prowadzona za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dla Klienta "zarejestrowany adres e-mail" odnosi się do adresu e-mail podanego podczas rejestracji. Dla Usługodawcy zarejestrowany adres e-mail to contact@dubas.pro.
E-mail będzie głównym kanałem komunikacji pomiędzy Usługodawcą a Klientem. Wszystkie oficjalne zawiadomienia, aktualizacje i inne istotne komunikaty będą przekazywane za pośrednictwem tej formy komunikacji.
Obie strony są zobowiązane do niezwłocznego powiadomienia drugiej strony o wszelkich zmianach istotnych informacji, takich jak nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail lub przedstawiciele, w ciągu 7 dni od takiej zmiany.
Jeśli Klient nie powiadomi Usługodawcy o zmianie swojego zarejestrowanego adresu e-mail, wszystkie e-maile wysyłane na poprzedni zarejestrowany adres e-mail będą uznawane za pomyślnie dostarczone.
Na życzenie Klienta, komunikacja pomiędzy Usługodawcą a Klientem może być również prowadzona za pośrednictwem Panelu Klienta. Ta metoda będzie stanowiła dodatkową formę komunikacji do e-maila i może być wykorzystywana do oficjalnych zawiadomień oraz aktualizacji, zgodnie z ustaleniami obu stron.
Własność: Wszystkie prawa własności intelektualnej, w tym, ale nie tylko, prawa autorskie, patenty, znaki towarowe i tajemnice handlowe, wygenerowane lub opracowane przez Usługodawcę w trakcie świadczenia usług IT na rzecz Klienta, pozostają własnością Usługodawcy, chyba że zostało to inaczej określone w dodatkowej umowie.
Licencja: Po otrzymaniu pełnej zapłaty od Klienta za świadczone usługi IT, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, ogólnoświatowej, wolnej od opłat licencji na korzystanie z praw własności intelektualnej związanych z dostarczonymi materiałami, wyłącznie w celu określonym w umowie między stronami.
Wyjątki: Usługodawca zastrzega sobie prawo do ponownego wykorzystania i udzielania licencji na części materiałów stworzonych dla Klienta, pod warunkiem, że takie ponowne wykorzystanie nie narusza poufności lub charakteru własnościowego informacji Klienta oraz nie dotyczy produktów lub usług specyficznych dla Klienta.
Obowiązki: Strona otrzymująca zobowiązuje się używać Poufnych Informacji wyłącznie w celu wypełnienia swoich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy i nie ujawniać takich Poufnych Informacji żadnej osobie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Strony ujawniającej, chyba że wymagają tego przepisy prawa.
Wyjątki: Obowiązki poufności określone w niniejszym dokumencie nie będą miały zastosowania do informacji, które:
a. są lub stają się ogólnie znane publicznie bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązania wobec Strony ujawniającej;
b. były znane Stronie otrzymującej przed ich ujawnieniem przez Stronę ujawniającą, bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązania wobec Strony ujawniającej;
c. zostały otrzymane od osoby trzeciej bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązania wobec Strony ujawniającej;
d. zostały niezależnie opracowane przez Stronę otrzymującą bez odniesienia się do Poufnych Informacji Strony ujawniającej.
Ochrona: Strona otrzymująca zobowiązuje się podjąć wszelkie rozsądne środki ostrożności, aby chronić poufność Poufnych Informacji i zapobiec ich dostępności dla osób nieupoważnionych. Obejmuje to, ale nie ogranicza się do, wdrożenia fizycznych, elektronicznych i proceduralnych zabezpieczeń w celu ochrony Poufnych Informacji przed nieautoryzowanym dostępem lub ujawnieniem.
Czas trwania: Obowiązki poufności określone w niniejszym dokumencie będą obowiązywać po rozwiązaniu lub wygaśnięciu niniejszej Umowy i pozostaną w mocy przez okres 2 lat od dnia ujawnienia Poufnych Informacji.
Zwrot informacji: Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu niniejszej Umowy, lub na żądanie Strony ujawniającej, Strona otrzymująca zobowiązuje się niezwłocznie zwrócić lub zniszczyć wszystkie Poufne Informacje, które znajdują się w jej posiadaniu lub kontroli, w tym wszelkie kopie lub reprodukcje tych informacji.
Środki zaradcze: Strona otrzymująca uznaje, że każde naruszenie jej obowiązków wynikających z postanowień o poufności może spowodować nieodwracalną szkodę dla Strony ujawniającej, dla której odszkodowanie pieniężne może być niewystarczającym środkiem zaradczym. W związku z tym, Strona ujawniająca ma prawo do dochodzenia nakazu sądowego, wykonania określonego świadczenia lub innych środków ochrony prawnej oprócz innych dostępnych środków prawnych.
Usługodawca gwarantuje, że wszystkie usługi świadczone na mocy niniejszej Umowy będą wykonywane zgodnie z najwyższymi standardami jakości i zgodnie z uzgodnionymi specyfikacjami. Celem jest zapewnienie, że usługi IT będą realizowane z należytą starannością i profesjonalizmem, spełniając lub przewyższając standardy branżowe.
Usługodawca gwarantuje, że wszelkie problemy związane z usługami wynikające z wad lub niedociągnięć w wykonaniu pracy zostaną naprawione bez dodatkowych kosztów dla Klienta. Gwarancja ta obowiązuje przez okres 90 dni od daty dostarczenia lub zakończenia usługi IT.
Gwarancja nie obejmuje:
Warunki gwarancji określone w niniejszym punkcie mogą zostać przedłużone na mocy odrębnej umowy lub w ramach zakresu projektu. Jakiekolwiek przedłużenie gwarancji będzie dokumentowane na piśmie i uzgodnione przez Usługodawcę i Klienta. Warunki i czas trwania przedłużonej gwarancji będą określone w dodatkowej umowie lub zakresie projektu.
Aby złożyć reklamację, Klient musi dostarczyć szczegółowe zgłoszenie do Usługodawcy, w tym wszelką dokumentację lub dowody wspierające zgłoszony problem.
Po otrzymaniu reklamacji, Usługodawca potwierdzi jej otrzymanie w ciągu 1 dnia roboczego. Zostanie przeprowadzona szczegółowa analiza reklamacji, a w ciągu 10 dni roboczych Usługodawca podejmie decyzję, czy reklamację przyjąć w całości, częściowo, czy ją odrzucić, oraz rozpatrzy żądania Klienta. W przypadku pełnego lub częściowego przyjęcia reklamacji, Usługodawca zaproponuje rozwiązanie, w tym szacowany czas realizacji.
Jeśli Klient nie będzie zadowolony z początkowego rozwiązania, może złożyć formalny sprzeciw w terminie 10 dni roboczych od otrzymania decyzji. Usługodawca rozpatrzy sprzeciw i wyda ostateczną decyzję w ciągu 10 dni roboczych od jej otrzymania. W przypadku, gdy Klient nadal będzie niezadowolony po otrzymaniu ostatecznej decyzji, ma prawo do dalszego rozstrzygania sprawy na drodze prawnej.
Odpowiedzialność Usługodawcy w związku z reklamacjami jest ograniczona do kosztów naprawienia problemu i nie obejmuje żadnych szkód pośrednich ani następczych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dodatkowe roszczenia ani straty wynikające z reklamacji.
Procesy gwarancyjne i reklamacyjne opisane w niniejszej Umowie mają zastosowanie wyłącznie do usług określonych w tej Umowie. Usługi lub modyfikacje wykraczające poza pierwotny zakres nie są objęte gwarancją.
Wszelkie problemy związane z produktami lub usługami stron trzecich zintegrowanymi w rozwiązaniach Usługodawcy będą podlegały odpowiednim gwarancjom i politykom wsparcia tych stron trzecich. Usługodawca będzie udzielać pomocy w zakresie koordynacji usług stron trzecich tylko na życzenie Klienta i za dodatkową opłatą, zgodnie z odrębnym zamówieniem.
Niniejsza sekcja ma zastosowanie tylko wtedy, gdy Klient udostępnia dane osobowe Usługodawcy. Jeśli Klient nie udzieli dostępu do swoich systemów CRM ani osobistych informacji swoich klientów, ta sekcja nie ma zastosowania. W przypadku, gdy Klient zdecyduje się udostępnić takie dane w przyszłości, ta sekcja stanie się obowiązująca.
Gdy ma to zastosowanie, Usługodawca przetwarza dane osobowe na rzecz Klienta wyłącznie w celach określonych w Umowie i zgodnie z instrukcjami Klienta. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym, ale nie tylko, z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Usługodawca nie będzie przetwarzać danych osobowych w celach innych niż te określone przez Klienta, chyba że wymaga tego prawo.
Klient działa jako "Administrator Danych", a Usługodawca jako "Podmiot Przetwarzający" w odniesieniu do danych osobowych. Usługodawca będzie przetwarzać dane osobowe tylko na podstawie instrukcji Klienta, chyba że będzie to wymagane przez prawo. W takich przypadkach Usługodawca poinformuje Klienta o wymaganiach prawnych przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania powiadomienia.
Jeżeli Klient zdecyduje się udostępnić dane, musi powiadomić Usługodawcę o rodzaju danych i kategoriach informacji, które będą dostępne dla Usługodawcy. Następnie Klient otrzyma e-mail z potwierdzeniem warunków umowy. E-mail będzie zawierał link do formularza, w którym Klient musi określić zakres udostępnianych danych osobowych (w tym kategorie danych i typy zgodnie z RODO). Formularz ten musi być składany za każdym razem, gdy zmienia się zakres lub typ udostępnianych danych.
Usługodawca wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka, w tym pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych, gdy jest to stosowne. Środki te zapewnią ciągłą poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania. Wszyscy pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych muszą zobowiązać się do zachowania poufności lub podlegać odpowiedniemu obowiązkowi prawnemu zachowania poufności.
Usługodawca prowadzi listę zatwierdzonych podwykonawców, szczegółowo opisaną w Załączniku Nr 1, którzy mogą pomóc w przetwarzaniu danych osobowych. Podwykonawcy ci są weryfikowani pod kątem zgodności ze standardami ochrony danych i bezpieczeństwa. Klient przyjmuje do wiadomości, że jego dane osobowe będą udostępniane tylko tym podwykonawcom, którzy są niezbędni do realizacji zobowiązań Usługodawcy wynikających z niniejszej Umowy. Usługodawca pozostaje w pełni odpowiedzialny za wykonanie tych zobowiązań przez podwykonawców. Zmiany w liście podwykonawców będą komunikowane Klientowi w miarę potrzeby.
Usługodawca niezwłocznie przekaże wszelkie zapytania otrzymane od podmiotów danych dotyczące ich praw na mocy RODO (takie jak dostęp, sprostowanie, ograniczenie przetwarzania, usunięcie, przenoszenie danych oraz sprzeciw wobec przetwarzania) do Klienta. Jeśli Klient będzie potrzebować pomocy w odpowiedzi na zapytanie podmiotu danych, zostanie to wykonane zgodnie z standardową stawką godzinową Usługodawcy. Usługodawca nie odpowie na takie zapytania bez wyraźnych instrukcji od Klienta i niezwłocznie powiadomi Klienta o otrzymaniu takich zapytań.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Usługodawca niezwłocznie powiadomi Klienta i, jeśli to możliwe, nie później niż w ciągu 24 godzin po uzyskaniu informacji o naruszeniu. Powiadomienie będzie zawierało wystarczające informacje, aby Klient mógł spełnić obowiązki zgłoszenia lub poinformowania podmiotów danych o naruszeniu zgodnie z RODO.
Usługodawca może przekazywać dane osobowe do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) w ramach świadczenia usług. Przekazywanie danych będzie odbywać się wyłącznie do podwykonawców wymienionych w Załączniku Nr 1, którzy zapewniają odpowiednie zabezpieczenia zgodne z RODO. Zabezpieczenia te mogą obejmować standardowe klauzule umowne, wiążące zasady korporacyjne lub inne mechanizmy prawnie uznane. Szczegóły przekazywania danych międzynarodowych i odpowiednich zabezpieczeń będą określone w Załączniku Nr 1.
Po zakończeniu lub wygaśnięciu niniejszej Umowy, Usługodawca, według wyboru Klienta, bezpiecznie usunie lub zwróci wszystkie dane osobowe przetwarzane na rzecz Klienta, chyba że prawo UE lub państw członkowskich wymaga ich przechowywania. Usługodawca poinformuje Klienta, że dane zostały usunięte, chyba że przepisy prawa wymagają ich przechowywania.
Usługodawca zapewni Klientowi wszelką niezbędną dokumentację i zapewnienia w celu wykazania zgodności z niniejszą Umową i RODO. Klient ma prawo do zażądania audytu w celu weryfikacji zgodności, ograniczonego do przeglądu dokumentów i zapewnień. Usługodawca będzie w pełni współpracować, dostarczając odpowiednią dokumentację i gwarancje, bez potrzeby przeprowadzania bezpośrednich inspekcji lub dostępu do systemu.
Usługodawca zobowiązuje się zabezpieczyć i chronić Klienta przed wszelkimi bezpośrednimi roszczeniami lub szkodami wynikającymi wyłącznie z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa Usługodawcy w naruszeniu niniejszej Umowy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, wynikowe lub przypadkowe, w tym utratę zysku, danych lub szans biznesowych.
Klient musi przejść proces rejestracji, który obejmuje wypełnienie formularza dostępnego pod adresem https://dashboard.dubas.pro/static/company-registration. Formularz ten wymaga od Klienta dostarczenia istotnych informacji o firmie, w tym nazwy firmy, numeru identyfikacji podatkowej, zarejestrowanego adresu oraz danych dotyczących głównego przedstawiciela. Dodatkowo, Klient musi określić rodzaje danych osobowych, które będą przekazywane Usługodawcy, oraz kategorie danych, które będą przetwarzane. Informacje te zapewniają zgodność z przepisami ochrony danych i pomagają w ustaleniu zakresu przetwarzania danych.
Klient musi wyznaczyć upoważnionych przedstawicieli, którzy będą działać w imieniu firmy. Dla każdego przedstawiciela Klient musi dostarczyć pełne dane kontaktowe, w tym imię i nazwisko oraz adres e-mail. Główny przedstawiciel będzie pełnił rolę głównego punktu kontaktowego we wszystkich kwestiach związanych z fakturami, aktualizacjami usług oraz innymi istotnymi powiadomieniami. Poziom dostępu przedstawiciela zostanie określony na podstawie zakresu upoważnienia i może być dostosowany w razie potrzeby.
Każdy przedstawiciel otrzyma dostęp do konta w portalu, umożliwiając im logowanie się do aplikacji Usługodawcy. W zależności od poziomu dostępu, przedstawiciele będą mogli przeglądać faktury, zamówienia i inne istotne informacje. Dodatkowo, będą mieli dostęp do strony eCommerce Usługodawcy, gdzie będą mogli zarządzać swoim kontem i dokonywać zakupu rozszerzeń.
Usługodawca jest zobowiązany do weryfikacji legalności firmy Klienta. Proces weryfikacji może obejmować sprawdzenie rejestracji firmy w oficjalnej bazie danych rządowej. Jeśli taka baza danych nie jest dostępna, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zażądania formalnej dokumentacji, takiej jak świadectwa rejestracji lub inne oficjalne dokumenty, w celu potwierdzenia istnienia firmy.
Każda osoba korzystająca z usług Usługodawcy w imieniu Klienta musi być upoważnionym przedstawicielem. Jeśli osoba ta nie jest wymieniona w odpowiedniej bazie danych rządowej, musi dostarczyć dowód swojego upoważnienia za pomocą formalnego pełnomocnictwa od uznanego przedstawiciela firmy. Zapewnia to, że tylko należycie upoważnione osoby mogą działać w imieniu firmy.
Usługodawca udostępni Klientowi dostęp do Panelu Klienta, który jest dostępny pod adresem https://dashboard.dubas.pro, na żądanie Klienta lub po wypełnieniu formularza online dostępnego pod adresem https://dashboard.dubas.pro/static/form/create-account. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zatwierdzenia lub odmowy dostępu do Panelu według własnego uznania i może w każdej chwili cofnąć dostęp bez uprzedniego powiadomienia lub uzasadnienia.
Klientowi przysługuje prawo do korzystania z Panelu Klienta wyłącznie w celu uzyskiwania dostępu do informacji o swoim koncie, wypełniania formularzy oraz ułatwiania komunikacji z Usługodawcą. Jakiekolwiek inne wykorzystanie Panelu jest surowo zabronione bez uprzedniej, pisemnej zgody Usługodawcy.
Usługodawca utworzy konto użytkownika umożliwiające Klientowi dostęp do Panelu Klienta. Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa swoich danych logowania i ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie działania wykonywane w ramach swojego konta. Usługodawca zrzeka się odpowiedzialności za straty lub szkody wynikające z niewłaściwego zachowania Klienta w zakresie ochrony poufności swoich danych logowania.
Usługodawca zachowuje pełne prawa własności, w tym wszelkie prawa własności intelektualnej, do Panelu Klienta oraz wszelkich treści udostępnianych w nim. Klientowi zabrania się kopiowania, modyfikowania lub dystrybuowania jakichkolwiek treści z Panelu bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
Panel Klienta jest udostępniany w stanie "tak jak jest" i "w dostępnej formie", bez jakichkolwiek gwarancji, wyrażonych lub dorozumianych. Obejmuje to, między innymi, dorozumiane gwarancje handlowości, przydatności do określonego celu oraz braku naruszenia praw. Usługodawca nie gwarantuje, że Panel będzie działał bez przerwy, będzie bezpieczny ani wolny od błędów.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek bezpośrednie, pośrednie, przypadkowe, specjalne lub wynikowe szkody związane z korzystaniem lub niemożnością korzystania z Panelu Klienta, nawet jeśli Usługodawca został poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zakończenia dostępu Klienta do Panelu Klienta w dowolnym czasie, bez powiadomienia. Po zakończeniu dostępu, konto Klienta zostanie dezaktywowana, a dostęp do Panelu zostanie na stałe cofnięty.
Rozwiązanie przez każdą ze stron: Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę, składając drugiej stronie pisemne zawiadomienie w przypadku istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy. Strona nie łamiąca warunków umowy ma prawo do rozwiązania umowy, jeśli strona naruszająca warunki nie usunie naruszenia w ciągu 14 dni od otrzymania pisemnego zawiadomienia o naruszeniu.
Rozwiązanie bez podania przyczyny: Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę bez podania przyczyny, składając drugiej stronie pisemne zawiadomienie na 30 dni przed planowanym rozwiązaniem umowy.
Należności do zapłaty: W przypadku rozwiązania umowy, strona rozwiązująca umowę pozostaje zobowiązana do uregulowania wszelkich zaległych płatności na rzecz drugiej strony za usługi IT świadczone przed dniem rozwiązania umowy.
Rozwiązywanie sporów: Wszelkie spory wynikające z lub związane z rozwiązaniem niniejszej umowy będą rozstrzygane zgodnie z postanowieniami dotyczącymi rozwiązywania sporów zawartymi w niniejszej umowie.
Pomoc w przejściu: Po rozwiązaniu umowy, strony będą współpracować w dobrej wierze w celu zapewnienia płynnego przejścia wszelkich bieżących usług lub zobowiązań, aby minimalizować zakłócenia w działalności obu stron.
Procedura zmiany: Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian lub modyfikacji warunków niniejszej umowy według własnego uznania. Wszelkie proponowane zmiany będą komunikowane Klientowi.
Okres wypowiedzenia: Usługodawca zobowiązuje się do poinformowania Klienta o proponowanych zmianach co najmniej czternaście (14) dni przed planowaną datą wejścia w życie zmian.
Prawo Klienta do sprzeciwu: Po otrzymaniu propozycji zmian, Klient ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu w stosunku do proponowanych zmian w okresie wypowiedzenia. Brak zgłoszenia sprzeciwu w wyznaczonym terminie będzie uznawany za akceptację proponowanych zmian.
Procedura zgłaszania sprzeciwu: Jeżeli Klient chce zgłosić sprzeciw do proponowanych zmian, musi dostarczyć pisemne zawiadomienie o swoich zastrzeżeniach do Usługodawcy w okresie wypowiedzenia.
Skutek sprzeciwu: Jeśli Klient zgłosi sprzeciw do proponowanych zmian, a strony nie osiągną wzajemnie satysfakcjonującego rozwiązania, Klient ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy poprzez zawiadomienie Usługodawcy.
Akceptacja milczeniem: Jeżeli Klient nie zgłosi sprzeciwu do proponowanych zmian przed datą ich wejścia w życie, zmiany te będą uznane za zaakceptowane.
Niniejsza Umowa, stanowiąca podstawową umowę między stronami, będzie podlegać prawu polskiemu i będzie interpretowana zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy lub związane z nią będą podlegały wyłącznej jurysdykcji sądów w Polsce, według siedziby Usługodawcy.
Niniejsza Umowa stanowi całość porozumienia między stronami dotyczącego przedmiotu niniejszej Umowy i zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy, oświadczenia i porozumienia, zarówno pisemne, jak i ustne, dotyczące tego samego przedmiotu.
Strony mogą zawierać dodatkowe umowy, takie jak Umowa Ramowa, Umowa Subskrypcyjna lub inne podobne umowy. W przypadku jakichkolwiek niezgodności, warunki określone w takich dodatkowych umowach będą miały pierwszeństwo przed sprzecznymi postanowieniami niniejszej Umowy.
Nagłówki w niniejszym rozdziale mają jedynie charakter pomocniczy i referencyjny i nie wpływają na interpretację ani stosowanie postanowień zawartych w umowie. Zasadnicze postanowienia Umowy mają pierwszeństwo przed nagłówkami, które służą jedynie jako narzędzie organizacyjne.
Współpraca między stronami może odbywać się zarówno w języku polskim, jak i angielskim, w zależności od wzajemnych preferencji.
Wszystkie daty wspomniane w niniejszej Umowie lub związanych z nią komunikatach będą oparte na strefie czasowej Europe/Warsaw.
Dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłane na adres poczty elektronicznej Strony, będą uznane za skutecznie doręczone z momentem wysłania.
Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2024 roku.
Niniejszy załącznik przedstawia szczegółową listę wszystkich podprocesorów zewnętrznych, z którymi współpracuje Usługodawca w celu świadczenia usług na mocy Umowy. Podprocesory wymienione w tym dokumencie są upoważnione do przetwarzania danych Klienta w zakresie niezbędnym do realizacji ich ról w wspieraniu działalności Usługodawcy. Dokument ten zapewnia przejrzystość w działaniach Usługodawcy związanych z przetwarzaniem danych.
| Nazwa podprocesora | Świadczona usługa | Lokalizacja | Transfery danych międzynarodowych i środki zabezpieczające |
|---|---|---|---|
| ADMIN.NET.PL S.C. (MyDevil) | Usługi hostingowe | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| Aiton Caldwell S.A. (FCN) | Usługi VoIP i telekomunikacyjne | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| Hetzner Online GmbH | Hosting serwerów i przechowywanie danych | Niemcy | Dane pozostają w EOG (Niemcy). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| Kancelaria Finansowa Andrzej Nowak | Usługi księgowe i finansowe | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Przechowywanie danych w chmurze, usługi e-mail (Exchange), wideokonferencje (Teams) | Irlandia | Dane mogą być transferowane poza EOG zgodnie ze standardowymi klauzulami umownymi Microsoft i innymi mechanizmami zgodnymi z RODO. |
| Oracle Corporation | Usługi VPS hostingowe | Różne lokalizacje, w tym UE | Dane mogą być transferowane poza EOG zgodnie ze standardowymi klauzulami umownymi Oracle i innymi mechanizmami zgodnymi z RODO. |
| OVH Sp. z o.o. | Usługi backupowe | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| PayPro S.A. | Usługi płatności elektronicznych przez Przelewy24 | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |
| tawk.to Inc. | Usługi czatu na żywo i zaangażowania klientów | Stany Zjednoczone, Wielka Brytania | Dane mogą być transferowane zgodnie z ramami ochrony prywatności UE-USA, UK-USA i Szwajcaria-USA. |
| Vercom S.A. | Usługi wiadomości SMS | Polska | Dane pozostają w EOG (Polska). Brak transferów danych międzynarodowych. |